8 zasad dobrych manier podczas rozmowy na Skypie

Wideokonferencje były z nami od zawsze. To jednak dopiero czas, w jakim obecnie przyszło nam żyć, czyli czas epidemii, sprawił, że nawet Ci, którzy dotąd tak bardzo się przed nimi bronili, stali się ich codziennymi uczestnikami. Wielu z nas z powodu kwarantanny zostało w domach, nie rezygnując jednak z wykonywanej na co dzień pracy. By być w stałym kontakcie ze swoimi współpracownikami czy klientami, zaczęliśmy znacznie częściej używać Skype’a, Teamsów czy choćby Messengera, popełniając przy tym całkiem sporo gaf.

1. Ubierz się!

Home office, czyli praca z domu wcale nie oznacza obowiązkowego zamieniania garnituru na piżamę. Mało tego – to nawet bardzo, ale to bardzo zły pomysł, szczególnie, jeśli planujemy spotkanie online. W pracy jesteśmy w pracy, bez względu na to, gdzie akurat znajduje się nasze biuro. Ubierz się więc tak, by wyglądać profesjonalnie, jednak nie przesadzaj! Przebranie, to nie ubranie – nikt przecież nie uwierzy, że w domu podczas kwarantanny pracujesz w garniturze, krawacie i poszetce. Zadbaj o odpowiednią fryzurę i makijaż, tak jak masz to w zwyczaju każdego dnia.

  • Jeśli w Twojej pracy na co dzień obowiązuje strój typu business professional, a umówiony akurat jesteś na telekonferencję z klientem, zadbaj o to, by mieć na sobie koszulę i sportową marynarkę/sweter lub ekwiwalent tych elementów garderoby.
  • Jeśli na co dzień do pracy chodzisz w stroju casualowym, to zadbaj o taki codzienny, ale schludny strój także w domu. Na czas wideorozmowy zrezygnuj ze sportowej bluzy na rzecz ulubionej koszuli, a zawiązany na głowie mokry ręcznik zdejmij na tyle wcześnie, by zdążyć wysuszyć i ułożyć włosy.

>>PRZECZYTAJ TEŻ<< W czym do pracy? Dress code – stroje typu business professional i business casual

2. Zadbaj o kadr

Nikt nie mówi, że powinieneś zmienić swoje przytulne mieszkanie w chłodne biuro, jednak postaraj się, by kadr widoczny podczas telekonferencji był odpowiedni. Co to znaczy?

  • Odpowiednio ustaw kamerę. Inni uczestnicy telekonferencji nie powinni być zmuszeni do oglądania wyłącznie Twojego czoła albo – przeciwnie – tylko tego, co poniżej nosa. Postaraj się być widocznym od czubka głowy po środek klatki piersiowej lub pas – to znacznie poprawi proporcje.
  • Unikaj ustawiania kamery zbyt wysoko lub zbyt nisko. Kamera powinna być ustawiona na wprost.
  • Zadbaj, by Twoje tło było schludne i nie odwracało uwagi. Bałagan lub mnóstwo zbędnych elementów sprawią, że odbiorcy zamiast na Tobie i tym, co masz do powiedzenia, będą skupiali się na wyłapaniu szczegółów znajdującego się za Tobą chaosu.

3. Klucz to sukcesu to oświetlenie

Wybierając kadr upewnij się też, że jest on odpowiednio oświetlony. Jeśli za Tobą będzie okno, Twoi rozmówcy prawdopodobnie na ekranie zobaczą tylko plamę. Jeśli jednak okna nigdzie w pobliżu nie będzie, a dzień będzie pochmurny, wówczas obraz też będzie ciemny. Co więc zrobić? Najlepiej usiądź przodem do okna, tak, by Twoja twarz oświetlana była światłem dziennym. Jeśli jest pochmurno lub po prostu już ciemno, postaraj się odpowiednio oświetlić pomieszczenie. Idealnie byłoby, gdybyś miał w swoim domu lampy studyjne, jednak prawdopodobnie będziesz musiał zadowolić się zwykłym domowym światłem. Bez obaw, wystarczy. Po prostu nie próbuj tworzyć „romantycznej” atmosfery, a porządnie oświetl pomieszczenie, w którym się znajdujesz.

4. Przetestuj sprzęt

Nie czekaj na rozpoczęcie połączenia, by sprawdzić, czy Twój sprzęt działa poprawnie – w ten sposób okazałbyś brak szacunku pozostałym uczestnikom telekonferencji, ponieważ zmarnowałbyś ich czas. Sprawdź wcześniej, czy kamerka, mikrofon i głośniki działają odpowiednio. Jeśli nie potrafisz zrobić tego samodzielnie, poproś o pomoc któregoś z domowników, łącząc się z nim roboczo wcześniej. Ten mini-test pozwoli Ci uniknąć minut straconych na próbie rozwiązania problemu, który mógłby pojawić się podczas prawdziwego spotkania. Zadbaj też o czystość sprzętu – przetarcie kamerki ściereczką do okularów sprawi, że w sekundzie będziesz lepiej wyglądał.

5. Sprawdź połączenie

Nie ma w wideorozmowach chyba nic bardziej irytującego niż nieustannie przerywane połączenie. Sprawdź koniecznie, czy Twój internet jest odpowiednio „szybki”. Jeśli nie, to albo popraw połączenie, albo zrezygnuj z wideorozmów – takie przerywane, złej jakości połączenie nie ma żadnego sensu.

6. Zastanów się, gdzie patrzysz

Po odpowiednim ubraniu się, ustawieniu kadru, zadbaniu o oświetlenie i przygotowaniu sprzętu, gdy już zaczniesz rozmowę, zastanów się, gdzie patrzysz. Jeśli usilnie będziesz wpatrywał się w prawy dolny róg, gdzie najczęściej znajduje się miniaturka Twojego ekranu, będzie to dla wszystkich niezwykle widoczne. Oczywiście, nie musisz bez przerwy patrzeć w sam środek kamerki, jednak dbanie o to, by spoglądać na rozmówców, a nie na siebie, jest bardzo ważne.

7. Kontroluj gestykulację

Gestykulacja nie jest niczym złym. W normalnej rozmowie jest wręcz pożądana, ponieważ ułatwia przekazywanie i odbieranie komunikatów. Podczas wideokonferencji, gdy widzimy tylko część sylwetki nadawcy komunikatu, zbyt żywa gestykulacja może przeszkadzać. Zwróć uwagę na to, by Twoje „machające” ręce nie były wciąż na pierwszym planie, zajmując właściwie cały kadr. Postaraj się nawet unikać zbyt ekspresywnego ich używania – delikatna, kontrolowana gestykulacja na dole kadru będzie odpowiednia, jednak ważna jest tutaj samokontrola.

8. Rozmowa to rozmowa!

Jeśli rozpocząłeś rozmowę wideo, pamiętaj, że to, że jesteś w domu, nie oznacza, że możesz jednocześnie gotować obiad lub wstawiać pranie. W czasie biznesowych rozmów jesteśmy w pracy, więc powinniśmy zrobić wszystko, by móc skupić się na rozmówcach i zapewnić im tym samym komfort, nie dodając „rozrywek” w postaci szczekającego psa, śpiewającego męża czy krzyczących dzieci. Zrób wszystko, by rozmowa mogła przebiegać w spokojnej atmosferze, a Twoja uwaga była skupiona w stu procentach na tych, którzy poświęcają na nią czas.

O dobrych manierach podczas rozmów na Skypie rozmawialiśmy w niedzielę w programie Pytanie na śniadanie! Zapraszam do obejrzenia materiału!

>>SPRAWDŹ OFERTĘ SZKOLEŃ – POZNAJ INSTYTUT ETYKIETY<<

Czy w ostatnim, szczególnie zapełnionym wideorozmowami czasie przydarzyły Wam się jakieś zabawne albo kłopotliwe historie? Czy Wasi rozmówcy przestrzegali skype’owej etykiety, czy raczej uznawali wideorozmowy za coś kompletnie niezobowiązującego, „przybywając” na nie „w dresach i wałkach na głowie”? Podzielcie się swoimi doświadczeniami w komentarzach!

Close